1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu internetowego FloorMood, dostępnego pod adresem floormood.pl, w tym klientów, osób kontaktujących się z nami, osób przesyłających zapytania, korzystających z formularzy, składających zamówienia lub korzystających z usług związanych z dostawą i montażem podłóg.

Dokument został przygotowany w związku z obowiązkami wynikającymi z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) oraz przepisów dotyczących sprzedaży internetowej i ochrony konsumentów.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

Homemood Karolina Szuksta
ul. Augustowska 27/3
10-683 Olsztyn
NIP: 7394001768

Kontakt w sprawach związanych z danymi osobowymi:
karolina@floormood.pl

3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od celu kontaktu lub zakresu współpracy możemy przetwarzać następujące dane:

imię i nazwisko,
adres e-mail,
numer telefonu,
adres dostawy,
adres inwestycji lub montażu,
dane firmy, w tym NIP,
dane do faktury,
dane dotyczące zamówienia, wyceny lub zapytania,
informacje o wybranych produktach, metrażu, preferencjach i uwagach technicznych,
dane związane z płatnościami i rozliczeniami,
dane zawarte w korespondencji,
dane związane z reklamacjami, zwrotami lub odstąpieniem od umowy,
dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu, w tym adres IP, identyfikatory cookies, dane o urządzeniu i aktywności w serwisie.

Prosimy, aby nie przekazywać nam danych szczególnej kategorii, jeżeli nie są one niezbędne.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Twoje dane osobowe przetwarzamy wyłącznie wtedy, gdy mamy ku temu odpowiednią podstawę prawną.

4.1. Zawarcie i wykonanie umowy

Dane przetwarzamy w celu:

przygotowania oferty lub wyceny,
obsługi zamówienia,
realizacji dostawy,
organizacji montażu,
kontaktu w sprawach związanych z realizacją zamówienia,
obsługi płatności,
wystawienia dokumentów sprzedażowych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie niezbędne do zawarcia i wykonania umowy.

4.2. Wykonanie obowiązków prawnych

Dane przetwarzamy w celu:

prowadzenia dokumentacji księgowej,
rozliczeń podatkowych,
realizacji obowiązków wynikających z przepisów o prawach konsumenta,
obsługi reklamacji, zwrotów i odstąpienia od umowy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny ciążący na administratorze. Przedsiębiorca ma obowiązek przekazać konsumentowi określone informacje przed zawarciem umowy, w tym dane kontaktowe i zasady realizacji świadczenia.

4.3. Obsługa zapytań i kontaktu

Dane przetwarzamy w celu odpowiedzi na wiadomości przesłane przez formularz, e-mail, telefon lub inną drogą kontaktu.

Podstawa prawna:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy kontakt zmierza do zawarcia umowy,
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora polegający na obsłudze korespondencji i komunikacji.

4.4. Marketing własnych usług i produktów

Możemy przetwarzać dane w celu przesyłania informacji o ofercie FloorMood, realizacjach, usługach, promocjach lub treściach związanych z działalnością platformy, o ile istnieje odpowiednia podstawa do takiego kontaktu.

Podstawa prawna:

art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora polegający na marketingu bezpośrednim własnych usług,
a w przypadkach wymagających zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

4.5. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń

Dane mogą być przetwarzane, jeżeli jest to niezbędne do ochrony naszych praw, obsługi sporów, dochodzenia należności lub obrony przed roszczeniami.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4.6. Analityka, statystyka i rozwój serwisu

Możemy analizować sposób korzystania z serwisu, aby poprawiać jego działanie, rozwijać treści, mierzyć skuteczność strony i działań marketingowych.

Podstawa prawna:

art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
lub
art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeśli dla danego narzędzia wymagana jest zgoda użytkownika.

4.7. Reklama internetowa i remarketing

Jeżeli korzystamy z narzędzi reklamowych, takich jak Meta Pixel lub rozwiązania Google, dane mogą być przetwarzane w celu dopasowania reklam oraz mierzenia skuteczności kampanii.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika, jeżeli jest wymagana.

4.8. Publikacja zdjęć lub materiałów z realizacji

Jeżeli w związku z realizacją zamówienia chcemy opublikować zdjęcia lub materiały wideo z wykonanych prac, robimy to wyłącznie zgodnie z zakresem udzielonej zgody, jeśli materiał pozwalałby zidentyfikować osobę lub prywatną przestrzeń w sposób wykraczający poza zwykłą prezentację realizacji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda.

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale w wielu przypadkach niezbędne do:

przygotowania wyceny,
zawarcia i wykonania umowy,
realizacji dostawy lub montażu,
wystawienia faktury,
obsługi reklamacji lub zwrotu,
odpowiedzi na zapytanie.

Brak podania danych może uniemożliwić realizację usługi lub obsługę sprawy.

6. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane podmiotom, które pomagają nam realizować usługi lub obsługiwać serwis, wyłącznie w zakresie niezbędnym do danego celu.

Do odbiorców danych mogą należeć w szczególności:

firmy kurierskie i logistyczne: DPD, InPost, UPS, DHL,
operatorzy płatności i instytucje obsługujące płatności: Przelewy24, mBank,
dostawca hostingu: cyber_Folks S.A.,
producenci lub dostawcy realizujący wysyłkę bezpośrednią,
podwykonawcy realizujący montaż,
dostawcy systemów informatycznych i e-commerce,
dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych, w tym Google i Meta,
podmioty świadczące usługi księgowe, prawne lub windykacyjne,
organy publiczne, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z przepisów prawa.

7. Narzędzia zewnętrzne i technologie

W serwisie możemy korzystać z narzędzi wspierających analitykę, marketing, bezpieczeństwo i funkcjonowanie strony, w szczególności:

Google Analytics,
Google Search Console,
narzędzi reklamowych Google,
Meta Pixel,
systemów formularzy kontaktowych,
systemów sklepowych i integracji logistycznych,
systemów płatności.

Zakres działania tych narzędzi zależy od aktualnej konfiguracji serwisu oraz ustawień zgód użytkownika.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z narzędzi dostarczanych przez podmioty takie jak Google i Meta, niektóre dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do Stanów Zjednoczonych. W takim przypadku dane są przekazywane z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych przez RODO, w szczególności na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne. UODO wskazuje, że przy przekazywaniu danych poza EOG należy stosować mechanizmy z art. 45 lub 46 RODO.

9. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy przez okres zależny od celu ich przetwarzania:

dane związane z zawarciem i wykonaniem umowy – przez czas realizacji umowy, a następnie przez okres niezbędny do rozliczeń i obsługi roszczeń,
dane księgowe i rozliczeniowe – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego,
dane związane z korespondencją – przez czas niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń,
dane marketingowe – do czasu wniesienia sprzeciwu lub wycofania zgody, zależnie od podstawy przetwarzania,
dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania,
dane związane z cookies i analityką – zgodnie z okresem działania danego pliku cookie lub do czasu ich usunięcia.

10. Prawa osoby, której dane dotyczą

Masz prawo do:

dostępu do swoich danych,
sprostowania danych,
usunięcia danych,
ograniczenia przetwarzania,
przenoszenia danych,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie,
wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

11. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli uznasz, że Twoje dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

12. Pliki cookies

Serwis korzysta z plików cookies i podobnych technologii w celu:

zapewnienia prawidłowego działania strony,
zapamiętywania ustawień użytkownika,
analizy ruchu i statystyk,
mierzenia skuteczności strony i działań marketingowych,
prowadzenia remarketingu i reklamy internetowej.

Zgodnie z praktyką prowadzenia sklepu internetowego oraz obowiązkami informacyjnymi warto posiadać odrębną politykę dotyczącą plików cookies.
Szczegółowe informacje o rodzajach cookies, czasie ich działania i zarządzaniu zgodami powinny zostać opisane w osobnej Polityce cookies.

13. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, ujawnieniem lub nieuprawnioną modyfikacją. Zakres tych środków jest dostosowany do charakteru, skali i celu przetwarzania danych.

14. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmian prawnych, organizacyjnych lub technologicznych. Aktualna wersja dokumentu jest publikowana w serwisie FloorMood.

15. Kontakt

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem:

karolina@floormood.pl

lub pisemnie na adres:

Homemood Karolina Szuksta
ul. Augustowska 27/3
10-683 Olsztyn